Bien utiliser les heures de délégation

Quelles sont les heures de délégation ?

Tout d’abord, qu’est-ce qu’une heure de délégation ? A quoi sert-elle ? 

Il s’agit d’heures que l’employeur doit accorder aux représentants du personnel afin d’exercer leur mandat. Le code du travail prévoit l’attribution d’heures de délégation aux membres titulaires du CSE.

Ainsi, les membres suppléants du CSE ne bénéficient pas, en principe, d’heures de délégation. 

Toutefois, un accord d’entreprise peut prévoir l’attribution d’heures de délégation pour les suppléants. De plus, même en l’absence d’un tel accord, les membres titulaires peuvent décider de les partager entre eux ou avec les suppléants. C’est ce qu’on appelle la mutualisation des heures de délégation. 

Le code du travail prévoit également une telle attribution aux représentants syndicaux au CSE lorsqu’un seuil d’effectif est atteint dans l’entreprise. Les délégués syndicaux et les représentants de section syndicale bénéficient également d’un crédit d’heures de délégation. 

Le nombre d’heures de délégation dont bénéficie un élu dépend de plusieurs critères.  Le nombre d’heures attribuées dépend tout d’abord de l’effectif de l’entreprise ou de l’établissement. Il dépend également du nombre de membres au CSE.

Pour l’exercice de ses fonctions l’élu dispose d’une liberté de déplacement qui lui permet de circuler librement dans l’entreprise. Cette liberté de circulation est prévue à l’article L. 2315-14 du code du travail. 

La seule limite à cette liberté de circulation est de ne pas gêner de façon importante l’accomplissement du travail. L’employeur, pour des raisons de sécurité ou de confidentialité peut toutefois réglementer l’accès à certaines zones. En aucun cas il ne peut interdire l’accès, seulement le soumettre à certaines règles.

Quand poser les heures de délégation ?

Il faut savoir que les heures de délégation peuvent être prises pendant le temps de travail mais également en dehors. 

L’utilisation des heures de délégation se fait la plupart du temps pendant le temps de travail. Toutefois un contexte particulier peut nécessiter une prise d’heure de délégation en dehors du temps de travail. 

Cela peut notamment être le cas pour un élu qui n’a pas les mêmes horaires de travail que d’autres salariés. Par exemple dans une entreprise où les salariés sont postés. L’élu peut ne jamais croiser d’autres collègues pendant son temps de travail. S’il a besoin d’échanger avec eux en qualité d’élu, il pourra utiliser ces heures de délégation en dehors de son temps de travail.

L’élu devra toutefois être en mesure de démontrer qu’une telle utilisation était justifiée par la nécessité de son mandat. En effet, la prise d’heure de délégation en dehors du temps de travail est parfois contestée par l’employeur. Il convient donc de ne pas en faire une utilisation abusive. 

Comment poser les heures de délégation ?

Dans certaines entreprises, des bons de délégation à remplir par les élus existent. Ces bons de délégation sont un système de pose et de paiement des heures de délégation pour les élus. 

 Toutefois d’autres entreprises ne disposent pas d’un tel système. Dans ce cas-là, la pose d’heures de délégation peut se faire par différents moyens. 

Il est possible de poser ses heures de délégation par mail, sur papier libre à destination de l’employeur, etc. 

Il est important de prévoir dans le règlement intérieur du CSE les modalités de pose des heures de délégation. Prévoir cela dans le règlement intérieur permet d’éviter certains contentieux.  

Le système des bons de délégation permet dans certains cas une transparence et une efficacité non négligeable. Il peut parfois s’avérer pertinent de négocier la mise en place de ce dispositif dans l’entreprise. Dans tous les cas, bons de délégation ou non, il convient de disposer d’un système de décompte des heures de délégation. 

Quel est l’impact des heures de délégation sur le bulletin de salaire ?

Tout d’abord, l’exercice du mandat de représentant du personnel ne peut en aucun cas pénaliser financièrement l’élu. 

Ainsi, chaque heure de délégation est considérée comme du temps de travail effectif et rémunérée comme telle. Cette rémunération des heures de délégation intervient à échéance normale au même titre que les autres heures de travail. 

La rémunération des heures de délégation prises en dehors du temps de travail peut être différente. Lorsque la prise de ces heures conduit au dépassement de la durée de travail hebdomadaire, elles sont rémunérées en heures supplémentaires.

Est-il possible de reporter des heures de délégation non prises ?

Les représentants du personnel disposent d’un crédit d’heures de délégation à utiliser sur une base mensuelle. Toutefois ces heures attribuées par mois peuvent faire l’objet d’un report. Le report peut se faire d’un mois sur l’autre au cours d’une année. 

Par exemple, une heure de délégation attribuée en janvier pourra être utilisée jusqu’au mois de décembre de la même année.

Il existe toutefois une limite à cette possibilité de report des heures de délégation pour un élu. En effet, le cumul d’heures de délégation est limité. Il ne peut être supérieur à une fois et demie le crédit d’heures de délégation mensuel dont bénéficient les élus.

Le code du travail prévoit un délai de prévenance à respecter pour l’utilisation des heures cumulées. L’élu doit ainsi avertir l'employeur au plus tard huit jours avant la date prévue de leur utilisation.

L’employeur peut-il contester l’utilisation des heures de délégation ?

Il existe un principe selon lequel les heures de délégation sont présumées être utilisées conformément à leur objet. Ainsi l’employeur ne peut pas apprécier l’opportunité de l’utilisation des heures, il peut simplement contrôler la nature des activités.

L’employeur a la possibilité de contester l’utilisation qui est faite des heures de délégation. 

Cependant il ne peut se soustraire à son obligation de rémunérer les heures de délégation même s’il en conteste l’utilisation. 

Avant d’engager toute procédure judiciaire, l’employeur est tenu de solliciter des précisions quant à l’usage des heures de délégation. L’élu est tenu de répondre à ces sollicitations en précisant la nature des activités exercées pendant ces heures de délégation.