La rédaction du PV de réunion CSE n’est pas à prendre à la légère. Une telle rédaction est soumise au respect de plusieurs règles. Le PV est également un véritable outil de communication avec l’ensemble des salariés de l’entreprise.
La rédaction du procès-verbal incombe au secrétaire du CSE. Cette mission est expressément prévue par le code du travail. Lorsque le secrétaire du CSE est absent, il doit obligatoirement être remplacé. Il reviendra alors au membre qui remplace le secrétaire de rédiger le procès-verbal de la réunion. Le secrétaire du CSE ne peut être remplacé par n’importe quel membre du CSE.
S’il existe un secrétaire adjoint, c’est la plupart du temps ce dernier qui remplacera le secrétaire. Toutefois pour ce faire, ce dernier doit correspondre à l’un des deux cas de figure suivants :
En l’absence de secrétaire adjoint, il est procédé à la désignation d’un secrétaire de séance. Le secrétaire de séance doit obligatoirement être membre titulaire du CSE. Il est élu à la majorité des membres présents.
Un procès-verbal doit être rédigé à l’issue de chaque réunion du CSE.Toutefois la rédaction de tels PV peut s’avérer un exercice fastidieux et il existe une solution pour aider le secrétaire dans cette mission. En effet, le CSE a la possibilité de recourir à un prestataire extérieur pour rédiger le procès-verbal de chaque réunion.
Le recours à un prestataire extérieur doit être voté à la majorité des membres présents lors d’une réunion plénière. Par ailleurs, le coût du prestataire doit être directement imputé sur le budget de fonctionnement du CSE.
Toutefois, même dans ce cas-là, le secrétaire du CSE reste le seul responsable de la rédaction du PV. Il lui revient ainsi de contrôler la rédaction du PV.
Tout d’abord, qu’est-ce qu’un procès-verbal ? Il s’agit d’un document officiel pourvu d’une véritable force juridique. Le procès-verbal doit ainsi être distingué du simple compte rendu de réunion.
Afin d’être recevable, le procès-verbal doit contenir un certain nombre de mentions obligatoires. Chaque procès-verbal doit contenir plusieurs informations. Un accord d’entreprise peut prévoir les mentions obligatoires des PV du CSE.
Doit notamment être mentionné au début du procès-verbal :
Le contenu du procès-verbal doit également comporter :
Les limites à la rédaction du PV d’une réunion du CSE sont tout d’abord les mêmes que celles de la presse. Ainsi, il n’est pas permis de retranscrire des propos injurieux ou diffamants qui auraient pu être prononcés.
Par ailleurs, les noms de salariés ne peuvent être retranscrits dans le procès-verbal. Il convient pour le CSE et plus particulièrement le secrétaire de veiller au respect de l’anonymat des salariés. Il s’agit des salariés dont la situation est abordée lors d’une réunion.
Attention, cela ne veut pas dire qu’il est impossible d’évoquer des situations individuelles lors d’une réunion CSE. Cela veut seulement dire qu’il est interdit de les nommer personnellement dans un procès-verbal de réunion CSE. Il convient également de ne pas diffuser d’informations personnelles sur les salariés qui ne seraient pas absolument nécessaires.
Cette interdiction s’explique au regard du droit au respect de la vie privée dont dispose chaque salarié. Également pour éviter toutes éventuelles représailles de la part de collègues ou de l’employeur.
Enfin, il ne peut être diffusé d’informations confidentielles de la société. Si de telles informations ont été partagées et présentées comme telles, celles-ci ne peuvent être diffusées à l’ensemble du personnel.
Il pourrait alors être envisagé de prévoir deux versions du PV, l’une détaillée contenant les informations confidentielles communiquées. En revanche, la seconde version destinée aux salariés devra être édulcorée notamment en supprimant les informations confidentielles.
Non ! En aucun cas l’employeur ne peut se substituer au secrétaire pour la rédaction du procès-verbal. Il ne peut non plus imposer une modification du contenu du PV. La rédaction du PV d’une réunion CSE incombe uniquement au secrétaire du CSE qui en a la responsabilité.
Dans l’hypothèse où l’employeur diffuserait un PV qu’il aurait lui-même rédigé, il commettrait un délit d’entrave.
Le président du CSE, c’est-à-dire l’employeur ou son représentant, peut toutefois faire une demande de rectification du PV. Toutefois le secrétaire ne sera pas tenu d’y faire droit.
Il n’est pas rare de constater des désaccords sur le contenu d’un PV de réunion. Le président ou un élu peut notamment estimer que ses propos ont été modifiés.
Il s’agit ainsi de demande de correction du procès-verbal. Cette demande de correction peut correspondre à une volonté de modification du PV, d’ajouts ou encore de suppressions d’éléments.
Une telle demande intervient généralement lors de l’approbation du PV de la réunion du CSE. C’est-à-dire lors de la réunion suivante. Les demandes de modification sont donc retranscrites dans le procès-verbal de la réunion en cours.
Toutefois dans certains cas, le secrétaire est tenu de procéder à la rectification du PV lors de son approbation. C’est le cas lorsque la majorité des membres du CSE en font la demande. Dans ce cas-là, le secrétaire doit procéder à la rectification demandée du PV.
Pour rappel : seuls les membres du CSE ont vocation à formuler des propositions de modification du PV.
Une fois adopté, chaque procès-verbal doit faire l’objet d’une diffusion ou au moins d’un affichage dans l’entreprise. La diffusion du procès-verbal est le plus souvent faite par mail.
Le PV peut également être mis en ligne sur le site internet du CSE, si ce dernier dispose d’un tel outil de communication. Il est également conseillé, en plus de la diffusion, d’afficher le PV dans l’entreprise afin de toucher le plus de salariés.
Cette obligation de diffusion relève de la responsabilité du secrétaire du CSE.
Par ailleurs, certains PV doivent obligatoirement être transmis à l'inspection du travail. C’est le cas notamment pour :
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