La procédure d'un licenciement pour motif personnel

Deux procédures doivent être nettement distinguées, la procédure de licenciement ordinaire applicable à toute rupture de contrat de travail hors période d’essai et la procédure disciplinaire qui suit des règles plus complexes et plus exigeantes.

L’application de l’une ou l’autre de ces deux procédures dépend de la réponse apportée lors de la première étape de ce guide lors de l’identification du motif de licenciement : s’il apparaît qu’il repose sur un motif disciplinaire, c’est la procédure disciplinaire qui devra être suivie.

La procédure ordinaire de licenciement

Avant tout examen de la procédure de licenciement, une idée fausse doit être oubliée : Une contestation de licenciement ne saurait être exclusivement fondée sur ce terrain, les vices qui peuvent affecter la procédure ne sont pas de nature à remettre en cause la validité du licenciement en lui-même.

La convocation à un entretien préalable à un éventuel licenciement

La convocation du salarié à un entretien préalable est une formalité obligatoire quel que soit le motif pour lequel le licenciement est envisagé (Article L. 1232-2 du Code du travail)
Cette convocation peut être adressée par lettre recommandée, remise en main propre contre décharge ou expédiée par tout autre moyen assurant une date certaine.

En revanche, sauf mauvaise foi de l’employeur, le fait que le salarié ne reçoive par cette convocation n’est pas une cause d’irrégularité de la procédure.
La procédure est donc régulière lorsque la lettre recommandée revient à l’employeur avec la mention « n’habite pas à l’adresse indiquée » ou « non-réclamé » dès lors qu’il a adressé le pli à la dernière adresse fournie par l’intéressé.

1. La convocation doit tout d’abord mentionner l’objet de l’entretien sans qu’il soit pour autant nécessaire d’exposer les motifs précis ou les faits reprochés au salarié concerné.

En pratique, la seule référence à l’éventualité d’un licenciement, sans aucune précision supplémentaire, suffit

2. La lettre de convocation précise par ailleurs la date, l'heure et le lieu de l'entretien.

Afin de permettre au salarié de préparer ses explications, l’entretien ne peut être programmé moins de 5 jours ouvrables après la date de présentation de la lettre recommandée ou sa remise en main propre.

Toutefois, sauf mauvaise foi de l’employeur, le fait que le salarié ne soit pas en mesure de se présenter à la date de l’entretien n’est pas une cause d’irrégularité de la procédure, y compris dans le cas où cette absence serait due à son état de santé.

3. La convocation informe, enfin, le salarié qu’il peut être assisté pour cet entretien par une personne de son choix appartenant au personnel de l'entreprise ou, en l'absence d'institutions représentatives du personnel dans l'entreprise (Comité Social et Économique, Délégué Syndical…), par un conseiller du salarié inscrit sur une liste dressée par le préfet (Article L. 1232-4 du Code du travail)

Dans ce dernier cas, seront également précisées l’adresse de la section de l'inspection du travail compétente et l'adresse de la mairie du lieu du domicile du salarié ou de l'établissement si le salarié habite dans un autre département, où la liste des conseillers du salarié peut être consultée.

L’entretien préalable à un éventuel licenciement

1. L’entretien est dit préalable à un éventuel licenciement car il a pour objet de permettre au salarié de s’expliquer sur les faits qui lui sont reprochés avant que la décision définitive ne soit prise (Article L. 1232-3 du Code du travail)

L’employeur ne saurait, à ce stade de la procédure, se contenter de signifier une décision de licencier déjà définitivement arrêtée et doit organiser un débat sur les faits pour entendre les arguments du salarié.
Sauf à risquer d’être analysé comme un licenciement verbal, l’employeur ne peut pas non plus clore l’entretien en faisant part de sa décision de rompre le contrat de travail.

2. En pratique, l’entretien préalable est quasiment toujours détourné de son objet et il est très rare que la procédure, une fois engagée, n’aboutisse pas au licenciement.

Il s’agit toutefois d’une étape importante de la procédure dans la mesure où le salarié découvre bien souvent à ce moment les motifs du licenciement à venir et présente ses premiers arguments de défense qui, le cas échéant, seront consignés dans le compte-rendu de l’entretien.

La réaction immédiate de l’employeur peut ainsi parfois montrer les premières faiblesses de sa position et révéler les véritables motivations qui sous-tendent son choix.
Dans le cas où la personne ayant assisté à votre entretien préalable n’a pas encore réalisé de compte-rendu, il est important d’insister pour l’obtenir. Ce document pourrait s’avérer une pièce importante pour la construction de votre dossier.

La notification du licenciement et le préavis

1. La lettre de licenciement, notifiant au salarié les motifs ayant conduit à la rupture de son contrat de travail (Cf. Première étape : Identifier le motif de licenciement), ne peut être expédiée moins de deux jours ouvrables après la date prévue pour l'entretien préalable.

2. S’ouvre alors en principe un délai de préavis avant le terme effectif de la relation de travail d’une durée minimale, sauf disposition conventionnelle plus favorable, de :

• Un mois pour une ancienneté comprise entre six mois et moins de deux ans ;
• Deux mois pour une ancienneté d’au moins deux ans.

En règle générale, le préavis des salariés occupant des fonctions de cadre est augmenté à trois mois par la convention collective applicable. Pendant cette période, l’exécution du contrat de travail doit se poursuivre dans les conditions habituelles, il est cependant fréquent que le salarié soit dispensé d’activité.

Les particularités de la procédure disciplinaire de licenciement

Le licenciement prononcé pour un motif disciplinaire suit pour l’essentiel le déroulement de la procédure de licenciement ordinaire telle qu’elle vient d’être présentée.
Au moins trois règles particulières doivent cependant être examinées, leur violation pouvant être décisive pour l’issue de la contestation du licenciement.

Les délais spéciaux

1. L'employeur qui a connaissance d'un fait qu’il estime fautif dispose d’un délai de deux mois pour engager la procédure disciplinaire en convoquant l’intéressé à un entretien préalable (Article L. 1332-4 du Code du travail).

Au-delà, les fautes sont prescrites et ne peuvent plus, à elles-seules, donner lieu à une sanction de sorte que le licenciement fondé sur ce motif est dépourvu de cause réelle et sérieuse.
Il est donc important de toujours vérifier les dates mentionnées dans la lettre de licenciement elle-même mais aussi dans le compte-rendu d’entretien préalable ou tout autre document qui pourrait démontrer que l’employeur avait connaissance des faits fautifs plus de deux mois avant d’expédier la lettre de convocation

2. Deux exceptions toutefois à ce principe :

• Le délai ne court pas si le fait fautif a donné lieu à des poursuites pénales ;
• Les faits fautifs datant de plus de deux mois peuvent toujours fonder un licenciement disciplinaire s’ils se sont continués dans le temps ou se sont reproduits à des dates postérieures (Cass. Soc. - 7 mai 1991, n° 87-43.737).

A compter de la date fixée pour l’entretien préalable, l’employeur dispose d’un délai d’un mois pour notifier son licenciement au salarié concerné, quand bien même celui-ci ne se serait pas présenté à l'entretien (Article L. 1332-1 du Code du travail).

A défaut d’avoir respecté ce délai, la procédure est définitivement terminée et ne peut être reprise.
Le licenciement notifié plus d’un mois après la date prévue pour l’entretien préalable est sans cause réelle et sérieuse.

L’interdiction de sanctionner deux fois les mêmes faits

1. Le principe dit « non bis in idem » est une règle générale : une même faute ne peut faire l'objet de deux sanctions successives (Cass. Soc. - 10 octobre 1985, n°82-42.162).

Un licenciement disciplinaire ne peut donc reposer sur les mêmes faits, si graves soient-ils, qu’une précédente sanction disciplinaire. Si tel est le cas, il sera inévitablement jugé sans cause réelle et sérieuse.

2. L’application de la règle est cependant assez délicate et il est parfois difficile d’identifier une sanction disciplinaire.

La sanction disciplinaire est, en effet, définie par le Code du travail comme « toute mesure autre que les observations verbales, prise par l'employeur à la suite d'un agissement du salarié considéré par lui comme fautif, que cette mesure soit de nature à affecter immédiatement ou non la présence du salarié dans l'entreprise, sa fonction, sa carrière ou sa rémunération » (Article L. 1331-1 du Code du travail).

Deux hypothèses fréquentes méritent d’être soulignées.

Tout d’abord, si un salarié reçoit d’abord une lettre de mise à pied puis, quelques jours plus tard, une convocation à un entretien préalable qui aboutit à son licenciement, deux sanctions successives ont alors été prises : la mise à pied disciplinaire puis licenciement ; De même, un courrier – voire un simple mail – adressé par l’employeur formulant des reproches et demandant au salarié de modifier son comportement peut être analysé comme un avertissement, lequel constitue une sanction disciplinaire et fait dès lors obstacle à un licenciement fondé sur les mêmes faits

La gradation des sanctions disciplinaires

1. Contrairement à une idée largement répandue, il n’existe aucun principe général imposant à l’employeur de respecter une gradation des sanctions disciplinaires, qui peut tout à fait licencier un salarié ayant une longue ancienneté et n’ayant jamais fait l’objet d’aucune sanction disciplinaire dès lors que les faits le justifient.

2. Cette règle peut toutefois être exceptionnellement prévue par le Règlement Intérieur
de l’établissement ou par une convention ou un accord collectif applicable à l’entreprise.

Il est donc important de consulter ces documents pour vérifier l’existence ou non d’une obligation pour l’employeur de respecter certaines obligations particulières en matière disciplinaire.